Ces conditions générales (les « Conditions ») entrent en vigueur le 7 juillet 2020 (la « Date d'entrée en vigueur ») et régissent le programme BWH Hotels Planners Advantage℠ (« Planners Advantage »).

Best Western International, Inc. (« BWI ») gère le programme Planners Advantage dans le cadre du programme de fidélité Best Western Rewards^® (« BWR^® ») et du programme de fidélité WorldHotels Rewards℠ (« WHR℠ »). 

La participation au programme Planners Advantage est soumise aux présentes Conditions et aux conditions générales du programme BWR et du programme WHR..

Nul et non avenu partout où la loi l'interdit.

Les personnes qui sont membres du programme BWR ou du programme WHR et qui réservent ou organisent des réunions et des événements (« l'Organisateur » ou « vous ») peuvent gagner des points BWR ou des points WHR (le cas échéant, le(s) « Point(s) ») et d'autres avantages pour des événements éligibles (décrits ci-dessous) dans les hôtels participants. Tous les hôtels ne participent pas au programme Planners Advantage. Veuillez vous renseigner auprès de l'hôtel pour confirmer qu'il participe au programme Planners Advantage.

1.    Adhésion aux programmes BWR ou WHR

Vous devez être inscrit au programme BWR ou au programme WHR pour bénéficier des avantages décrits dans la Section 4 (« Avantage(s) du programme Planners Advantage »), et notamment pour gagner des Points dans les programmes BWR ou WHR. Vous ne recevrez aucun Point ni autre Avantage du programme Planners Advantage pour tout événement éligible réservé ou s'étant déroulé avant votre adhésion aux programmes BWR ou WHR. Vous n'avez pas besoin d'être un client enregistré ou d'assister à l'événement éligible pour bénéficier des Avantages du programme Planners Advantage.

2.   Événements éligibles

Un événement éligible est un événement ou une réunion réservé(e) par l'Organisateur ou par un intermédiaire tiers, et qui nécessite un minimum de dix (10) chambres payantes pour une nuit donnée. 

L'Organisateur doit fournir son numéro de membre BWR ou WHR dans le contrat applicable pour l'événement éligible et indiquer qu'il/elle souhaite gagner des Points pour l'événement. 

Un événement éligible ne comprend pas : (i) toute réservation de chambres, quel que soit le nombre de chambres, effectuée de toute autre manière que conformément aux présentes Conditions, (ii) toute réservation de chambres gratuites, (iii) les réunions gratuites ou les frais de réunion, ou (iv) les événements dont les contrats ont été signés avant l'adhésion au programme.

Les participants à l'événement éligible qui sont membres BWR ou membres WHR ne gagneront pas de Points pour leurs séjours si leurs factures de chambre individuelle sont payées par l'intermédiaire d'un compte principal.

Plusieurs événements ou réunions organisés par la même entité à la même date ou aux mêmes dates dans le même hôtel participant seront comptabilisés comme un seul événement éligible.

3.   Frais éligibles

Les frais éligibles incluent les revenus des chambres, la location de salle de réunion et les services de traiteur pour la nourriture et les boissons commandés auprès de l'hôtel participant et payés sur le compte principal. 

Les frais éligibles n'incluent pas les taxes, les pourboires, les frais de service, les frais d'annulation, les frais d'attrition, les frais de fournisseur ou de prestataire externe (même si lesdits frais de fournisseur ou de prestataire tiers externe sont définis dans le contrat de l'événement ou inclus dans le compte principal pour l'événement éligible), les chambres gratuites, les remises pour événements et réunions ou les programmes spéciaux à prix réduit, tous les frais accessoires des participants, dont les repas et boissons individuels, ou d'autres dépenses. 

Dans le cas où le nombre de nuitées, les frais de location de salle de réunion et/ou les frais de nourriture et de boisson applicables réellement utilisés/engagés pendant un événement éligible diffèrent du nombre de nuitées, des frais de location de salle de réunion et/ou des frais de nourriture et de boisson applicables énoncés dans le contrat de l'événement applicable, le nombre de Points attribués sera alors basé sur le nombre de nuitées, les frais de location de salle de réunion et les frais de nourriture et de boisson applicables réellement utilisés/engagés.

4.   Avantages du programme Planners Advantage

Le statut Diamond Elite vous sera accordé dans le cadre du programme BWR ou du programme WHR..

Vous gagnerez deux (2) Points dans le programme BWR ou dans le programme WHR pour chaque dollar américain (1,00 $ US) dépensé pour les frais éligibles après que le compte principal pour l'événement éligible ait été payé en totalité. Un maximum de trente mille (30 000) Points peut être gagné pour chaque événement éligible par Organisateur (« maximum de points bonus »).

Au lieu de recevoir des Points, vous pouvez choisir de bénéficier d'une réduction de 25,00 $ sur la facture principale pour chaque tranche de 5 000 points gagnés pour l'événement éligible. Vous pouvez obtenir une réduction maximum de 150,00 $ pour chaque événement éligible.

Si vous désignez un intermédiaire tiers, l'intermédiaire tiers gagnera également deux (2) Points pour chaque dollar américain (1,00 $ US) dépensé pour les frais éligibles après que le compte principal pour l'événement éligible ait été payé en intégralité, jusqu'au maximum de points bonus. L'intermédiaire tiers doit être un membre BWR ou un membre WHR avant la réservation de l'événement éligible.

Les Points seront arrondis au nombre entier de Points le plus proche. Il n'est pas possible de gagner des points bonus Gold, Platinum, Diamond et Diamond Select dans le cadre du programme Planners Advantage.

Afin de calculer les Points pour les frais éligibles qui sont réglés dans des devises autres que les dollars américains, BWI convertira tout d'abord le montant du paiement en dollar américain, en appliquant un taux de conversion raisonnable, déterminé par BWI, au moins une fois par an et à sa seule discrétion, mais basé sur des taux de conversion publiés officiellement. BWI calculera ensuite les Points en fonction du montant converti.

L'échange de Points est soumis aux conditions générales du programme BWR et aux conditions générales du programme WHR.

Vous êtes responsable de toutes les taxes imposées sur les Points et autres avantages du programme Planners Advantage.

5.   Conditions générales supplémentaires

En participant au programme Planners Advantage, tout Organisateur qui réserve au nom d'un employeur, d'un client ou de tout autre tiers (dénommés ci-après individuellement un « Groupe ») accepte (i) d'informer le Groupe de tous les Avantages du programme Planners Advantage, et notamment les Points, que l'Organisateur reçoit en relation avec le programme Planners Advantage ; (ii) de se conformer à toutes les politiques applicables concernant les cadeaux ou les incentives de ce Groupe ; et (iii) de se conformer à toutes les lois, règles et réglementations applicables.

En participant au programme Planners Advantage, chaque Organisateur consent à indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité BWI, l'hôtel participant, ainsi que leurs filiales et sociétés affiliées respectives, contre toute réclamation de tiers résultant de votre non-respect des présentes Conditions. 

Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les présentes Conditions, (i) chaque hôtel participant se réserve le droit, à sa seule discrétion, de réduire le nombre de Points à attribuer, ou de n'attribuer aucun Point, dans le cas où les frais éligibles générés par un événement éligible diminuent de plus de trente pour cent (30 %) par rapport au montant total des frais éligibles prévus par le contrat de l'événement applicable ; (ii) les Points ne seront pas attribués sur les chambres gratuites, les remises pour événements et réunions ou les programmes spéciaux à prix réduit.

BWI se réserve le droit de modifier ou de résilier le programme Planners Advantage ou l'une quelconque des présentes Conditions à tout moment et sans préavis. L'utilisation des Points est soumise aux conditions générales du programme BWR et du programme WHR, qui peuvent être modifiées à tout moment et sans préavis. Rendez-vous sur bestwestern.com pour consulter les conditions générales du programme BWR. Rendez-vous sur worldhotels.com pour consulter les conditions générales du programme WHR.

Nul et non avenu partout où la loi l'interdit.